Често срещани грешки, които трябва да избягвате, когато премествате офиса си

Преместването на вашия бизнес е достатъчно ангажиращо, без да правите някои лесно избегнати грешки. Не оставяйте планирането за последния момент. Дайте си поне 2-3 месеца, за да организирате всичко. Направете необходимия график и списък, за да поддържате нещата в правилния план. Оставянето на важни задачи за последните седмици ще доведе само до хаос.

Не пестете от детайлите. Помислете как ще функционира вашето ново пространство и начертайте етажен план. Помислете за електрически контакти, осветление, зони за съхранение и поток между работните станции. Получете информация от вашия екип, за да определите какво работи и какво не работи в текущата ви ситуация. Правенето на подобрения в новия офис ще повиши производителността и морала.

Не очаквайте денят за преместване да мине гладко без план. Възлагайте задачи на конкретни членове на екипа и имайте главен график какво трябва да се случи кога. Уверете се, че компютрите, телефоните и другите технологии са опаковани и готови за разопаковане и свързване, веднага щом влезете в новото пространство. Подгответе закуски, вода и кафе за вашия екип.

Не забравяйте за вашите клиенти. Уведомете ги за новия ви адрес, информация за връзка и всички смущения в нормалните ви операции. Актуализирайте уебсайта си, профилите в социалните медии и всички печатни материали с новите подробности възможно най-скоро. Улеснете хората да ви намират на новото ви местоположение.

С внимателно планиране и внимание към детайла преместване на офис, може да мине безпроблемно. Но не се заблуждавайте, денят на преместване ще бъде изтощителен! Почерпете екипа си с хубав обяд или напитки в края на деня, за да покажете признателността си за техните усилия. Вашият успешен ход и процъфтяващ бизнес ще си заслужават.

Как за минимално време, хамали да ви преместят офиса

Планирайте напред

Ключът към намаляване времето за свършване на работата, по време на преместване на офис е предварителното планиране. Не чакайте последния момент, за да започнете да организирате детайлите. Създайте цялостен план за преместване поне 3–6 месеца преди целевата дата за пренасянето. Начертайте ключови задачи, разпределете отговорности и поставете крайни срокове. Предварителното планиране ще гарантира, че няма пропуснати критични стъпки и ще намали разбъркването в последната минута.

Опаковайте стратегически

С наближаването на деня за преместване, стратегически опаковайте офиса си. Съсредоточете се първо върху опаковането на несъществени вещи, които няма да са ви необходими за ежедневната работа. За максимална производителност оставете ключови файлове, оборудване и работни пространства, незиключени до последните дни преди преместването.

Изберете координатор на движение

Назначете координатор на преместването, някой, който е умел да организира и държи всички на работа. Координаторът на преместването трябва да наблюдава създаването на главния план за преместване, възлагането на отговорности, гарантирането на спазването на крайните срокове и отстраняването на всички проблеми, които възникват. В деня на преместването те могат да насочат хамалите и да се уверят, че всички артикули са доставени в правилните стаи и работни пространства. Наличието на една точка за контакт ще сведе до минимум объркването и времето за престой.

Първо се заемете с  неща от първа необходимост

След като пристигнете в новия си офис, първо се съсредоточете върху поставяне на основната инфраструктура и оборудване, преди да разопаковате некритичните елементи. Създайте работни места за ключови служители и разопаковайте компютри, файлове и други необходими неща, от които се нуждаят, за да възобновят работата си.

Колкото по-бързо вашата основна инфраструктура и ключов персонал се върнат онлайн, толкова по-бързо вашият бизнес може да се върне към производителност. С малко стратегическо планиране и приоритизиране можете да извършите ефективно преместване на офис, с помоща на хамали.